In questa rubrica cercheremo di fornire una serie di spunti per migliorare la gestione delle attività, soprattutto per quello che concerne la pianificazione delle azioni di comunicazione e pubblicitarie, ma la maggior parte di essi sono utilizzabili per ogni ambito aziendale. Consiglieremo strumenti che abbiamo personalmente testato o che usiamo con regolarità.

Dando per scontato cosa sia il Project Management, ovvero la gestione di progetti, così come il Project Portfolio Management, la gestione di un portfolio di progetti, ci concentreremo su particolari aspetti di questa disciplina senza scordare mai la celebre Legge di Murphy (ce ne sono per tutti i contesti): “una esemplare pianificazione non potrà mai sostituire una bela botta di C… fortuna”.

In questa rubrica quindi affronteremo concetti quali, ad esempio:

• La matrice SWOT o, in italiano, FORD (punti di forza, opportunità, rischi, punti di debolezza)
• La pianificazione
• La matrice di Eisenhower
• Il Time Management
• Il Task Management (descrivendovi ad esempio lo strumento che usiamo internamente, Todoist)
• Ecc. ecc.

Partiamo dalla Matrice di Eisenhower, strumento di gestione del tempo, molto utile per assumere decisioni sull’assegnazione delle priorità alle diverse attività, sulla scelta di quali attività delegare e quelle addirittura da eliminare.

La produttività, soprattutto in questo mondo frenetico che ha fatto dell’accelerazione il suo “mantra”, molte volte ci sentiamo “sommersi” dalle tante cose da fare, di diversa tipologia ed ambito: da quello personale-famigliare a quello lavorativo. Per quanto riguarda l’ambito lavorativo, nel corso delle giornate, man mano che le richieste urgenti si accumulano, così come anche le attività da completare, è difficile mantenere salda la concentrazione sulle priorità, sulle cose davvero più importanti e realmente urgenti.

Mentre si rincorre il tempo per rispettare le scadenze chiave o gli obiettivi (milestones) dei progetti a lungo termine, un’efficace decisione sulle priorità da assegnare alle singole attività (task) fa la differenza. Qui entra in gioco la matrice di Eisenhower.

La matrice di Eisenhower, nonostante il nome che porta, a dispetto di quello che credono in molti, non è stata concepita da Dwight D. Eisenhower, il noto generale dell’esercito statunitense diventato, poi, Presidente degli USA. In realtà, Eisenhower era ammirato e famoso per i suoi elevatissimi livelli di produttività, a tal punto che il suo approccio rivolto al raggiungimento degli obiettivi prefissati nonché alla gestione del tempo è stato studiato a fondo da molti studiosi, tra cui Stephen Covey. È proprio Covey che, nel suo libro “Le 7 regole per avere successo”, riassume le idee di Eisenhower in un semplice strumento per l’assegnazione delle priorità alle attività e la chiama, appunto, matrice di Eisenhower.

Il suo utilizzo si presta maggiormente in tutte quelle situazioni in cui c’è un gran numeri di attività da svolgere e che richiedono quindi una razionalizzazione del tempo da dedicare e una conseguente decisione sulle priorità e le urgenze.

La strategia si basa sulla valutazione delle attività in base all’urgenza e all’importanza ed è riassunta nella matrice. La matrice consente di separare le attività che si vogliono analizzare in 4 livelli di priorità ed urgenza di cui uno è opzionale. Uno dei quattro quadranti della matrice, infatti, ha a che fare con le attività “non importanti e non urgenti” e che quindi possono essere eliminate dal computo complessivo.

L’asse orizzontale X (ascisse) rappresenta il livello di urgenza. La parte sinistra corrisponde al livello più urgente e la parte destra a quello meno urgente. La verticale Y (ordinate) rappresenta invece l’importanza. Le attività meno importanti sono in basso, quelle più importanti in alto. Il risultato è composto da quattro quadranti: 1) urgente e importante, 2) urgente ma non importante, 3) importante ma non urgente, 4) non importante e non urgente. Si possono posizionare tutte le attività da svolgere quotidianamente all’interno delle caselle. In questo modo, si avrà una chiara comprensione di ciò che deve essere fatto davvero ora e ciò che può, e dovrebbe, aspettare.

Assegnando le attività a uno dei quattro quadranti visti sopra, è possibile determinare l’urgenza e l’importanza delle varie attività e pianificare la loro gestione in modo appropriato:

• Primo quadrante: urgente e importante → attività da completare immediatamente(DA FARE)
  Sono le attività prioritarie da gestire il prima possibile. Solitamente sono richieste last-minute che insorgono a causa di circostanze imprevedibili. In generale, queste attività vengono completate immediatamente o in giornata.Se questi compiti non vengono portati a termine potrebbero comportare crisi, scadenze non rispettate e altri tipi di problemi. Di solito sono i compiti che richiedono più sforzo fisico e intellettuale, quindi l’obiettivo è gestirli con priorità per avere poi la strada in discesa scendendo lungo le altre priorità. Un utile consiglio potrebbe essere quello di organizzarsi il giorno lavorativo la sera prima in modo da sapere cosa bisogna fare il giorno successivo.

  Esempi: completare un’attività originariamente assegnata ad un collega indisponibile, gestire un’emergenza improvvisa come, ad esempio, un attacco esterno ad un server, l’interruzione del processo di produzione.

• Secondo quadrante: importante, ma non urgente → attività da programmare in un secondo momento
  Sono tipicamente obiettivi e relative attività a lungo termine che risultano importanti o strategiche per l’azienda ma non hanno una scadenza fissa e che possono essere riprogrammati in un secondo momento. Questi sono gli obiettivi a lungo termine e i compiti che sono importanti ma non hanno ancora una scadenza fissa. Dovreste programmarli in modo tempestivo, facendo quelli più urgenti subito dopo aver finito tutto quello che c’è nel quadrante 1 “Da Fare”. Il fatto che non siano attività urgenti non significa che non dovreste programmarne scadenze realistiche. Questi task, infatti, potrebbero diventare urgenti e importanti da un momento all’altro e quindi è importante tenerli in forte considerazione.

  Esempi: l’acquisizione di una qualifica professionale, la pianificazione di obiettivi di business a lungo termine, la riduzione del budget, la messa on line della nuova versione di un sito web.

• Terzo quadrante: urgente, ma non importante →attività da delegare ad altre persone
  Sono tipicamente i task da completare immediatamente, la cui minore importanza le rende delegabili ad altri membri del nostro team.Esempi: lavori di routine, riunioni o telefonate senza uno scopo ben definito o di avanzamento gestibili da una risorsa delegata per lo scopo.
• Quarto quadrante: né urgente né importante → attività da eliminare
  In questo quadrante sono da includere tutte quelle attività che rappresentano una distrazione, una perdita di tempo prezioso e, se possibile, dovrebbero essere evitate. In molti casi basta ignorarle o eliminarle.

  Esempi: attività di navigazione sul web senza uno scopo preciso, navigazione sui social network personali, pause caffè troppo lunghe con i colleghi.

In parole povere, i quadranti di Eisenhower aiutano a visualizzare le attività in base alla loro importanza e urgenza. Pensando ai carichi di lavoro in questi termini, è più facile garantire che le attività più importanti vengano gestite prima e completate tempestivamente.