In molte aziende l’intelligenza artificiale è entrata dalla porta di servizio: un collaboratore prova ChatGPT o Claude per una mail, un altro per un’analisi, un terzo carica un file di clienti per «fare prima». Nessuno sa con precisione cosa si usa, con quali dati e con quali controlli. Una policy aziendale sull’intelligenza artificiale serve a mettere ordine: poche regole chiare, scritte, condivise. Vediamo come scriverla per una PMI, con un modello da adattare.
In breve
- la policy dice quali strumenti si usano, con quali dati e con quali controlli;
- bastano una o due pagine, scritte in linguaggio semplice;
- è anche un modo concreto per rispondere all’obbligo di alfabetizzazione previsto dall’AI Act;
- funziona solo se accompagnata da formazione e aggiornata nel tempo.
Perché serve, anche in una piccola impresa
- protegge i dati: dei clienti, dei dipendenti, i segreti commerciali;
- riduce gli errori: l’AI può inventare dati o citazioni, e un contenuto pubblico sbagliato danneggia la reputazione;
- aiuta a rispettare le norme: GDPR e AI Act;
- rende l’uso uniforme: le buone pratiche diventano patrimonio comune, non abilità di un singolo.
Le sei sezioni di una buona policy
1. Scopo e ambito
A chi si applica (dipendenti, collaboratori, fornitori che lavorano per l’azienda) e a quali attività.
2. Strumenti ammessi
L’elenco degli strumenti autorizzati, con il piano e l’account da usare. Preferire i piani aziendali, che offrono controlli per l’amministratore e condizioni contrattuali più tutelanti sull’uso dei dati. Gli strumenti non in elenco si usano solo dopo approvazione.
3. Dati: cosa si può caricare e cosa no
Una classificazione semplice funziona meglio di una complessa:
- verde: informazioni pubbliche o non sensibili, testi di marketing, dati aggregati;
- giallo: informazioni interne, solo con strumenti aziendali autorizzati;
- rosso: dati personali di clienti e dipendenti, dati sanitari, dati finanziari dettagliati, password, contratti riservati. Non si caricano, salvo procedure specifiche approvate.
4. Revisione umana e responsabilità
Ogni contenuto destinato all’esterno, come post, articoli, offerte e risposte ai clienti, è rivisto da una persona, che ne risponde. Numeri, norme, citazioni e affermazioni sui prodotti vanno sempre verificati alla fonte.
5. Trasparenza
Quando si usa un chatbot verso i clienti, va detto chiaramente. Immagini e video generati che potrebbero sembrare reali vanno segnalati. Non si usa l’AI per imitare persone reali senza consenso.
6. Formazione, referente e aggiornamento
Chi usa gli strumenti riceve una formazione di base; un referente interno raccoglie dubbi, aggiorna l’elenco degli strumenti e rivede la policy almeno una volta l’anno.
Un modello da adattare
Policy sull’uso dell’intelligenza artificiale – [Nome azienda]
- Usiamo l’AI per lavorare meglio, non per sostituire il giudizio delle persone.
- Gli strumenti autorizzati sono: [elenco]. Si usano con l’account aziendale.
- Non carichiamo dati personali di clienti o colleghi, password, contratti e informazioni riservate, salvo procedure approvate.
- Ogni contenuto destinato all’esterno è rivisto e approvato da una persona, che ne è responsabile.
- Verifichiamo sempre numeri, norme, citazioni e fonti.
- Diciamo chiaramente quando un cliente parla con un assistente automatico.
- Per dubbi o nuovi strumenti, il referente è [nome].
- La policy è aggiornata ogni anno o quando cambiano strumenti e norme.
Esempi concreti: cosa sì e cosa no
- sì: chiedere all’AI una prima bozza di un post partendo da una scheda prodotto pubblica;
- sì: analizzare un export di vendite aggregato per prodotto e mese, senza nomi di clienti;
- sì, con piano aziendale: riassumere un documento interno riservato per una riunione;
- no: caricare l’elenco clienti con nomi, email e telefoni per «scrivere mail personalizzate» in uno strumento non autorizzato;
- no: incollare le buste paga per un’analisi dei costi del personale;
- no: pubblicare un articolo con dati e citazioni generati dall’AI senza verificarli.
Esempi come questi, inseriti nella policy o presentati durante la formazione, rendono le regole immediate e riducono i dubbi quotidiani.
Come introdurla in azienda
- fai prima l’inventario degli strumenti già usati, senza caccia alle streghe;
- scrivi la policy con chi usa davvero l’AI ogni giorno;
- presentala in un incontro, con esempi concreti di cosa si può fare e cosa no;
- abbinala a una formazione pratica, che può essere finanziata;
- raccogli le domande nei primi mesi e aggiorna il testo.
Domande frequenti
Serve un avvocato per scriverla?
Per una policy d’uso semplice, no; è utile però confrontarsi con chi segue la privacy aziendale, soprattutto se si trattano dati personali.
Si può vietare del tutto l’uso dell’AI?
Si può, ma di solito le persone la usano comunque, con account personali e senza controlli. Meglio governare che vietare.
Come si verifica che venga rispettata?
Con i controlli disponibili nei piani aziendali, con il confronto periodico con il referente e, soprattutto, con la formazione: le regole comprese si rispettano di più.
Nella serie Claude in azienda trovi un esempio di come organizzare progetti, istruzioni e regole. Vuoi costruire la tua policy? Parliamo dei tuoi obiettivi.